Office 365: как управлять и автоматизировать рабочие процессы в SharePoint

Многие организации с Office 365 корпоративный применяют ПО SharePoint. Так называется программный продукт, который позволяет быстро создавать внутренние сайты для разных компаний. На этих сайтах публикуют новости и объявления, совместно работают над файлами.

Поскольку некоторые не знают чем выгоден рабочий процесс SharePoint, дальше мы оценим его основные аспекты. Это покажет людям, что они получат, если решат купить ключ Office 365.

Создание и настройка списка

Чтобы оформить новый список в SharePoint, используют приложение InfoPath. Нужно открыть вкладку «Файл», выбрать пункт «Создать» и кликнуть на шаблон формы «Список SharePoint». Потом откроется мастер подключения данных. В нём важно указать адрес сайта SharePoint.

Далее появится выбор — создать новый список или настроить уже существующий. При выборе нового списка нужно указать его имя и нажать Ок.

Когда в SharePoint открывается список, отображается форма по умолчанию. Она состоит из двух столбцов. Чтобы увеличить количество столбцов, в форму InfoPath нужно добавить дополнительные поля.

Создание рабочего процесса в SharePoint

Рабочие процессы SharePoint — это запрограммированные мини-приложения, с помощью которых автоматизируют различные бизнес-процессы. Например, они позволяют упростить:

• сбор подписей;
• утверждение документов;
• сбор отзывов;
• утверждение публикаций.

Благодаря автоматизации процессов в SharePoint значительно облегчается работа над различными проектами. Раньше каждая операция требовала действий определённого сотрудника. Это создавало множество дополнительных рабочих часов. Теперь отслеживание процессов проходит без участия человека. Если возникают проблемы, приложение сообщает об этом пользователю.

Обычно организации используют встроенные рабочие процессы и настраивают их под свои потребности. В SharePoint можно также создавать новые рабочие процессы, простые или сложные. 

Использование SharePoint Designer для управления рабочими процессами

Чтобы изменять настройки рабочих процессов, применяют приложение SharePoint Designer. Так называется программа для веб-дизайна. Она позволяет создавать страницы сайтов и решения для рабочего процесса SharePoint. Сначала нужно запустить SharePoint Designer и подключить его к сайту SharePoint. Потом создайте рабочий процесс, указав к нему условия, действия и другие параметры.

Через SharePoint Designer можно подключиться к разным источникам данных. Это приложение легко интегрируется с другими программами из пакета Office 365.

Также есть возможность получить информацию из внешних баз данных. Например, из службы REST или SOAP.

Разновидности источников данных, которые подключаются к SharePoint Designer:

• внешние базы данных;
• списки и библиотеки;
• серверные скрипты;
• внешние бизнес-данные;
• XML-файлы источников.

Пользователи могут создавать интерактивные интерфейсы для доступа к разным источникам информации. В некоторых проектах объединяют несколько источников данных. Это очень удобно для работы с информацией.

Автоматизация рабочих процессов с помощью Power Automate

Многие организации проводят автоматизацию процессов с применением Power Automate. Это удобное и простое приложение, в котором даже неопытный пользователь легко автоматизирует задачи за несколько минут.

В Power Automate пользователь работает с потоками. Так называются структурные элементы для автоматизации процессов. Они делятся:

• на классические;
• общие;
• потоки бизнес-процессов.

Облачные потоки автоматизируют рабочие процессы с помощью соединителей. Классические потоки предназначены для работы с устаревшими системами, а потоки бизнес-процессов разработаны для автоматизации многоэтапных операций.

Power Automate легко интегрируется с программами и веб-сайтами, благодаря мини-приложениям потоков. Особенно хорошо он сочетается с приложениями из Office 365.

Заключение

Рабочий процесс SharePoint значительно облегчает выполнение задач на различных предприятиях. Благодаря автоматизации операций, для их проведения не требуются обычные сотрудники. Это экономит силы работников и средства организации.