Office 365: как улучшить коммуникацию и работу в команде с помощью Microsoft Teams

Многие люди используют Microsoft Office 365. Этот набор приложений включает в себя все популярные программы от Майкрософт: Excel, Word, Powerpoint и другие. От Office 2019 и 2021 этот пакет отличается тем, что его распространяют по подписке. Благодаря этому в программах присутствуют все самые новые функции, многие из которых отсутствуют в изданиях с безвременной лицензией.

Различные организации и частные лица стремятся купить ключ Microsoft Office 365, поскольку в нём значительно улучшена совместная работа над проектами. Этим пакет программ обязан приложению Microsoft Teams. Так называется центр совместной работы, который объединяет чат, вызовы, приложения и файлы. Всё это собрано в одном месте. Поэтому Teams Microsoft позволяет объединять усилия многих людей для более быстрого выполнения различных задач.

Как начать работать с Microsoft Teams

Чтобы начать настройку этого пакета приложений, нужно зайти на сайт www.office.com, ввести логин и пароль. Дальше откроется центр администрирования, в котором можно выполнять различные действия:

• создавать новых пользователей;
• назначать лицензии;
• сбрасывать пароли.

После того, как Microsoft 365 настроен, можно собрать команду для совместной работы. Выберите Teams — Присоединиться или создать команду — Создать команду. Дальше администратор определяет тип команды: закрытая или общедоступная. Выберите название команды, добавьте для неё описание. В каждой учётной записи можно оформить до 250 команд

Как использовать Microsoft Teams для коммуникации

Во время собрания в Microsoft Teams сотрудники общаются разными способами. Например, с помощью чата и видеозвонков. Эти функции позволяют контактировать в реальном времени, что очень удобно и помогает сосредоточиться на теме разговора. Team Microsoft легко соединяет людей, которые находятся в разных зданиях или даже разных городах.

Если нужно одновременно поговорить со множеством людей, рекомендуется создать видеоконференцию. В них могут участвовать до 100 человек. Видеоконференции позволяют обсуждать рабочие вопросы с максимально широким кругом сотрудников.

Иногда какие-то вещи сложно объяснить устно. В этом случае полезно использовать в Team Microsoft функцию обмен файлами. Она позволяет отправить с ПК документы или ссылку.

Как использовать Microsoft Teams для совместной работы

В этом приложении используется функция общего доступа к файлам. Члены команды могут открыть документы в облаке и редактировать их. За счёт этого сильно ускоряется работа над проектом.

В Team Microsoft установлен планировщик. Администратор может добавлять вкладки Планировщика. Благодаря этому каждый человек в команду будет знать свои задачи.

Интеграция Microsoft Teams с другими приложениями

С этой программой можно интегрировать:

• автономные приложения;
• приложения для совместной работы;
• Sharepoint.

При интеграции крупных автономных приложений важно начинать с тех функций, которые лучше всего соотносятся с Team Microsoft. Также нужно заранее определить, для чего будет использовать программа, для совместного применения или нет.

Советы по использованию Microsoft Teams для улучшения коммуникации и работы в команде

Хотя Teams создаёт хорошие условия для совместной работы, из-за него возникают новые трудности для работников. Им приходится подстраиваться под график друг друга. Чтобы решить эту проблему, рекомендуется создать виртуальную «водопроводную трубу». Так называются средства нерабочего общения, где сотрудники могут просто пообщаться. Эта функция Microsoft 365 особенно полезна для новых работников. Она помогает им наладить общении с более опытными коллегами.

Администратор профиля Teams может настраивать политики приложения для выполнения различных задач. В каждой политике свои элементы управления. Например, политика собраний позволяет регулировать параметры планирования собраний. 

Заключение

Microsoft Teams упростила совместную работу в организациях разного размера. Теперь выполнять задания удалённо стало легче. Это приложение обладает множеством функций, которые помогают определить задачи для каждого сотрудника, составить план и обсудить вопросы с помощью нескольких методов коммуникации. Поэтому Teams станет отличным приобретением для многих компаний.