7 шагов для отличной презентации в новом PowerPoint

Современные люди окружены источниками информации. Интернет, телевидение и другие СМИ постоянно борются за их внимание. С учётом этого зрители и читатели очень придирчивы к качеству информации и её подаче. Люди быстро переключаются между источниками сведений, если они не удерживают их внимание. Это касается и презентаций. Чтобы донести до зрителей всю необходимую информацию, важно правильно подготовить выступление. Сейчас в PowerPoint содержит множество полезных функций, которые позволяют создать презентацию высокого уровня. Нужно лишь знать, как их применить.

Дальше мы опишем 7 простых шагов для создания убедительной презентации в MS PowerPoint. В том числе, мы расскажем о правильном выборе шаблона, графики и текста. Также из статьи пользователи узнают, как проверить готовую презентацию. Эта информация будет полезна всем владельцам разных версий Офис и тем, кто только собирается купить ключ Office 365.

Выбор шаблона

Чтобы подготовить презентацию, её можно создать с нуля или использовать шаблон. Так называется прообраз одного или нескольких слайдов. Он может включать в себя многие элементы, которые обычно присутствуют уже в готовых презентациях PowerPoint. К их числу относятся:

• цвета;
• макеты;
• эффекты;
• шрифты;
• стиль фона.

Чтобы вручную подготовить оформление для слайдов, потребуется много времени и сил. Поэтому специалисты часто рекомендуют применять шаблоны. Это позволяет создавать презентации в более короткие сроки.

Шаблоны делятся на бесплатные и платные. Первые можно найти на сайте Microsoft и партнёрских компаний. Также их легко найти через поиск Google. Сейчас пользователям доступны сотни бесплатных шаблонов, а некоторые из них отличаются высоким уровнем. К сожалению, со многими ситуация противоположная.

Даже когда владельцы ПК покупают шаблоны, они далеко не всегда получают качественный товар. Поэтому перед заказом или скачиванием шаблонов выполнить несколько простых действий:

• осмотрите детали изображения;
• проверьте количество слайдов;
• прочитайте отзывы к шаблону.

Иногда только при внимательном рассмотрении графики становится понятно, что её нельзя редактировать. Кроме того, иногда в дополнение к шаблонам нужно отдельно скачать некоторые элементы.

Если в шаблоне указано большое количество слайдов, есть риск, что некоторые из них дублированы. Для создания профессиональной презентации лучше использовать мало качественных изображений, чем множество одинаковых слайдов с разными цветами.

Проблемы с шаблонами нередко указаны в отзывах. Поэтому полезно прочитать мнения других людей до покупки шаблона.

Ещё одна полезная фишка для презентации — применяйте для слайдов разрешение 16:9. Этот размер подходит почти для всех моделей презентационной техники.

Структура и организация

После того, как пользователь закончит с выбором шаблона, необходимо составить для презентации логическую структуру. В первую очередь это касается определения цели. Лучше всего, если цель находится на пересечении того, что вы хотите сказать и что аудитории интересно услышать. 

Дальше можно составить структуру презентации. Например, она может быть такой — «Введение — Описание проблемы — Решение проблемы — Заключение». Это классическая структура, которую применяют во многих выступлениях.

Не рекомендуется сразу создавать структуру в PowerPoint. Велика вероятность, что человек забудет указать здесь многие полезные идеи и информацию. Гораздо удобнее подготовить структуру в Ворде. Для этого достаточно запустить это приложение, вести в него все необходимые данные и нажать «Вид — Структура». ПО автоматически разделит информацию в статье по уровням или отобразит её в форме маркированного списка.

Дальше можно импортировать структуру из Word в PowerPoint. Запустите приложение для создания презентаций и выберите «Создать слайд — Слайды из структуры». После этого нужно указать структуру Ворд и кликнуть «Вставить».

Графика и мультимедиа

Чтобы лучше донести информацию до зрителей, в презентациях важно правильно использовать графические и мультимедийные элементы. Например, изображения и диаграммы. Здесь нужны не просто красивые картинки. Необходимо убедиться, что изображения дополняют содержание той части презентации, к которой они относятся.

В графике рекомендуется использовать небольшое количество цветов. В дополнение к ним можно применять нейтральные оттенки. Например, серый или белый. Это позволит выделять наиболее важные части изображений.

В новых версиях PowerPoint к слайдам можно добавить запись экрана, звуковые файлы и видео. Их вставляют через вкладку «Запись». У некоторых пользователей размер презентаций сильно увеличивается при добавлении видеофайлов. В такой ситуации рекомендуется выполнить сжатие файлов. Эта процедура освободит место на жёстком диске и повысит качество воспроизведения видео.

Если записи проигрываются слишком медленно на старых компьютерах, выгодно уменьшить разрешение. Для этого откройте «Слайд-шоу — Мониторы — Разрешение».

Содержание и текст

Хотя графические визуальные элементы зачастую предоставляют зрителям большой объём информации, не менее важны и тексты. Это одна из основ любой презентации. Чтобы добавить текст на слайд, нужно открыть панель «Вставка». Дальше найдите группу «Текст» и кликните на кнопку «Надпись». После этого на слайде появится текстовая область, которую пользователи легко переместят в любую часть экрана.

При работе с текстом люди могут настроить многие его параметры:

• шрифт;
• размер шрифта;
• межбуквенный интервал;
• стиль написания;
• цвет.

Также у пользователей широкие возможности для редактирования блоков текста. Можно создавать маркированные и нумерованные списки, выравнивать предложения, разбивать параграфы на колонки. 

Важно убедиться, что текстовые блоки в презентации выглядят компактно и аккуратно. Увеличивайте размер заголовков и важных цифр. Это покажет аудитории, на что обращать внимание в первую очередь.

Не обязательно писать для всех слайдов длинный текст. Лучше всего, если каждый слайд будет выражать одну основную мысль. Размер текста зависит от аудитории. Чем больше в зале зрителей, тем сложнее им прочитать длинное описание на экране.

Анимация и эффекты

Если пользователь хочет сделать акцент на отдельных рисунках, текстах, таблицах или других элементах, он может их анимировать. Для этого достаточно выбрать конкретный объект, открыть вкладку «Анимация» и указать подходящий эффект. Если его нужно дополнительно настроить, нажмите кнопку «Параметры эффектов».

Чтобы запустить анимацию, можно выбрать несколько вариантов:

• по щелчку на слайде;
• одновременно с другим эффектом;
• после предыдущего эффекта.

Также есть возможность указать для эффектов длительность и задержку. 

Если пользователь хочет сгруппировать несколько элементов, это не помешает их анимировать. Для группировки объектов поочерёдно выделите их при нажатой кнопке Ctrl. Потом выберите «Формат — Группировать — Группировать». Дальше откройте вкладку «Анимация» и укажите нужный эффект.

Важно не использовать в презентации слишком много анимаций, поскольку зрителям будет сложно выделить наиболее важные моменты в выступлении. Кроме того, анимированные элементы замедляют показ слайдов. Это особенно заметно на слабых компьютерах. 

Тестирование

Прежде чем демонстрировать слайды зрителям, необходимо самому посмотреть презентацию или показать её нескольким знакомым. К счастью, сейчас для этого даже не нужно пересылать файлы на другой компьютер. Достаточно запустить презентацию, а потом включить демонстрацию экрана в приложении для видеозвонков.

Чтобы получить наиболее полезные отзывы о качестве презентации, рекомендуется показать её людям, которых интересует выбранная тема. Их мнение поможет выявить проблемы со слайдами. Например, скучное содержание, неудачное звуковое сопровождение, слишком мелкий шрифт и т.п.

Ещё один важный элемент тестирования — проверка наличия подходящего оборудования для показа слайдов. Нужно заранее убедиться, что компьютер или ноутбук правильно подключён к проектору. Это позволит избежать ситуаций, когда до начала презентации остаётся несколько минут, а организатор всё ещё не может настроить оборудование.

Практика

Подготовка к выступлению не менее важна, чем создание качественных слайдов для презентации. Рекомендуется отрепетировать её несколько раз.

Вот несколько советов для выступающих:

• глубоко вдохните, чтобы расслабиться;
• сделайте паузу, чтобы собраться с мыслями;
• изменяйте тон голоса, чтобы акцентировать внимание на ключевых моментах.

В PowerPoint есть встроенная функция «Репетиция с тренером». Она позволяет проанализировать выступление и выявить в нём ошибки. Сейчас эта возможность полезна только для англоговорящих пользователей.

Заключение

MS PowerPoint обладает широким функционалом, который позволяет создавать профессиональные презентации. Пользователи могут настроить многие параметры слайдов. Также в приложении легко добавить различные анимации, звуковые файлы и видеозаписи. Освоить PowerPoint не сложно. Даже начинающие пользователи быстро разберутся, как подготовить презентацию. Её не обязательно разрабатывать с нуля, поскольку для приложения создано множество платных и бесплатных шаблонов.