Удобное облачное хранилище: работа с OneDrive в Office 365

Облачное хранилище OneDrive из пакета приложений Office 365 используют не только частные лица, но и различные организации. Эта программа полезна по нескольким причинам. В первую очередь в ней безопасно хранить важные файлы. Пользователь будет уверен, что ценная информация не потеряется. Также OneDrive позволяет открывать доступ к файлам другим людям, что удобно для совместной работы.

Если человек собирается купить ключ для Microsoft Office 365, ему полезно знать преимущества программ из этого пакета. Дальше мы опишем основные плюсы и функции OneDrive. Эта информация поможет использовать приложение с максимальной эффективностью. Также она будет полезна людям, которые ещё не определились, нужен им Office 365 или нет.

Преимущества использования OneDrive в Office 365

Если человек или организация приобретает Microsoft Office 365, ему полезно знать основные плюсы OneDrive. К их числу относится:

• удобный доступ и синхронизация файлов;
• совместная работа и редактирование документов;
• мобильный доступ и работа на разных устройствах;
• интеграция с другими приложениями Office 365.

Пользователи этого приложения могут сохранять файл в облачное хранилище и открывать его в удобное время. Любое устройство легко синхронизируется с OneDrive. Благодаря этому созданные файлы автоматически копируются в хранилище.

Если человек использует Office 365, для него открываются широкие возможности по совместной работе над документами. Достаточно сохранить файл в хранилище, а потом открыть к нему доступ для коллег. В результате увеличится скорость редактирования документов.

Когда файлы сохранены в хранилище, их не обязательно открывать только с одного устройства. Возможны разные варианты. Например, человек создал файл на рабочем ПК, а редактирует его с мобильного устройства по дороге домой. 

OneDrive интегрирован с другими приложениями из Microsoft Office 365. Это позволяет сохранять в нём документы самых разных форматов. 

Основные функции и возможности OneDrive

Это приложение очень легко использовать. Как только человек запустит OneDrive, ему будет доступна:

• загрузка и синхронизация файлов;
• организация файловой структуры и папок;
• контроль доступа к файлам;
• работа с историей изменений файлов;
• расширенные возможности поиска и фильтрации документов.

Сохранить документы в хранилище можно разными способами. Например, через «Проводник» или веб-браузер. Размер одного файла не должен превышать 250 Гб.

Когда пользователь установит Office 365, он сможет упорядочить загруженные документы. Например, распределить их по темам с помощью папок. Это позволит быстро найти любой необходимый файл.

Если в хранилище содержатся не только рабочие, но и личные документы, для них можно установить разный уровень доступа. В этом случае другие люди не увидят личную информацию.

Иногда важно знать, как изменяются файлы в облачном хранилище. Пользователи MS Office 365 могут не только посмотреть журнал версий, но и вернуть документы к предыдущему состоянию. Это полезно, если файлы были неверно изменены или повреждены вирусом.

Когда в хранилище скапливается много документов, среди них сложно найти какой-то один. Чтобы решить эту проблему, можно использовать фильтрацию файлов. Они поможет отсортировать документы по определённым признакам.

Практические сценарии использования OneDrive в Office 365

OneDrive из пакета приложений Office 365, полезен во многих ситуациях. Например, если нужно хранить важные файлы и использовать их в совместной работе.

Также документы из хранилища OneDrive помогают восстанавливать информацию, которая была потеряна из-за вредоносного ПО или по другим причинам. 

Если нужно организовать совместную работу над каким-то проектом, OneDrive позволит быстро открыть доступ к нужному файлу. Пользователи оставляют комментарии к документам в реальном времени. Это обеспечивает эффективную и своевременную обратную связь.

Рекомендации по использованию OneDrive в Office 365

Если установить Microsoft Office 365, пользователи смогут работать даже с конфиденциальными данными. Например, в облако сохранили зашифрованный файл. С обычными настройками OneDrive не позволит работать с этим документом. Если применить для него метку «Конфиденциальности», файл станет доступен для совместной работы и редактирования.

Для пользователей с Office 365, выгодно применять OneDrive для резервного копирования данных. Это позволит избежать потери важной информации. Даже если файл на ПК повредится или пользователь его случайно удалит, документ легко восстановить из копии в хранилище. Рекомендуется регулярно копировать ценные файлы в OneDrive.

Заключение

Если человек приобрёл ключ для Microsoft Office 365, у него есть как минимум несколько причин, чтобы использовать OneDrive. Например, для хранения важных документов. OneDrive — это удобное приложение, в котором легко загружать и редактировать файлы разных форматов. В его интерфейсе разберётся даже начинающий пользователь.